Ausgaben/Kontrolle

Durch die Rundum-Versorgung der bei uns lebenden Waisenkinder entstehen planbare Kosten für Ernährung, Kleidung, Schule, Hausmiete, Mitarbeiterlöhne, etc.

Beispielhafter Aktenvermerk vom Oktober 2013: Der Haushalt 2013 ist abgeschlossen; das Geld für November und Dezember 2013 und Geld für Mitarbeitergratifikationen zum Jahresabschluss (50 % eines Monatsgehaltes für jede Mitarbeiterin) und für Weihnachtsgeschenke für die Kinder (540 USD) wurde überwiesen. 300 USD können nach Absprache mit unserer Verwaltungsleiterin von 2013 nach 2014 mitgenommen werden; 500 USD befinden sich als ständige Reserve in Haiti (E-Mail Bestätigung eingetroffen).

Abb. 1: Beispielhaft Haushalt 2013

Präsentation1Zu Abb. 1: Im Jahr 2013 wurden für die Versorgung unserer Einrichtung in Haiti insgesamt 43.284,- Euro aufgewendet. In früheren Jahren mussten wir bis zu 2 % des Jahresbudgets an Gebühren für Auslandsüberweisungen aufwenden. Heute werden unserem Verein alle in Deutschland anfallenden Gebühren erlassen. Auch die haitianische Bank hat alle Gebühren auf weniger als 100 US$ p.a. reduziert.

Ein tiefgreifender Einschnitt in der Entwicklung unseres Waisenheimes kam durch das Erdbeben am 12. Januar 2010 zustande. Für die Aufnahme von über zwanzig zusätzlichen Kindern, die durch das Erdbeben zu Waisen geworden waren, verdoppelten wir unsere Kapazitäten. So wurde auch die Zahl der Mitarbeiterinnen und die Zahl der angemieteten Räume entsprechend erhöht. Finanziell wurde dies möglich durch die spontane und großzügige Spendenbereitschaft vieler Förderinnen und Förderer, die unserem Spendenaufruf in Folge des verheerenden Erdbebens folgten. Mit diesem Schritt hat Kinder in Haiti e. V. auch langfristige Verantwortung für die zusätzlich aufgenommenen Waisenkinder übernommen.

Die folgende Grafik zeigt die Entwicklung der Kosten pro Tag und pro Kind (= tägliche Durchschnittskosten für 1 Kind) in Euro seit dem Jahr 2001.

Abb. 2: Zu Abb. 2: In 2011 wurde ein Haus angemietet, in dem seither alle Kinder – einschließlich der neu aufgenommenen Erdbebenwaisen – Platz finden. Das Ausscheiden aus den beiden Mietverträgen der vorherigen Unterkünfte sowie Umbauarbeiten im neuen Haus führten zu einmaligen Mehrausgaben. In 2013 umgesetzte Kosteneinsparungen führten zu einer Reduzierung der Ausgaben pro Kind pro Tag in 2013 auf 2,20 Euro. Dieser Erfolg konnte unter anderem auch dadurch erreicht werden, dass unsere Jugendlichen engagiert mitarbeiten und daher keine neuen Mitarbeiter einstellt werden mussten. Auch in 2014 und 2015 blieben die Ausgaben pro Kind pro Tag unter 2,5o Euro.

In den ersten Jahren nach der Gründung des Waisenheimes lagen die tägl. Durchschnittskosten für 1 Kind wegen der zunächst geringen Zahl bei uns lebender Waisenkinder bei ca. 4,50 €. Da die fixen Kosten für Hausmiete und Mitarbeiterinnen in etwa konstant blieben reduzierten sich die täglichen Durchschnittskosten für 1 Kind mit jedem Waisenkind, das in der Folgezeit aufgenommen wurde.

Unser eigener Zugewinn an Erfahrungen im Kontakt mit regionalen Lieferanten sowie das zunehmende Verantwortungs- und Kostenbewusstsein unserer haitianischen Mitarbeiterinnen führten zu weiteren Einsparungen. Unser Team vor Ort ist mittlerweile darin geübt, alle Ausgaben auf Grundlage einer monatlichen Kostenplanung vorzunehmen. Auch ist zu erwähnen, dass Jugendliche, die bereits seit langer Zeit in unserem Heim leben, neben ihren allgemeinen Verpflichtungen einen Teil der Fürsorge für die jüngeren Kinder übernommen haben – die resultierenden Einsparungen im Bereich Mitarbeiterlöhne trugen dazu bei, dass die täglichen Durchschnittskosten für 1 Kind bereits seit Jahren auf einem Niveau von ca. 2,50 Euro gehalten werden können. Selbstverständlich achten wir jederzeit darauf, dass Kinder durch übernommene Pflichten nicht überfordert werden und auch die schulischen Leistungen nicht leiden.

Ausgaben in Haiti werden entweder in US-Dollar oder in Haitianischen Gourde vorgenommen. Daher ist auch die Entwicklung der Wechselkurse von Euro in US-Dollar beziehungsweise Euro in Haitianische Gourde von Bedeutung für die Entwicklung der täglichen Durchschnittskosten für 1 Kind.

Kontrolle der Finanzen

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Der abgebildete Zahlungsbeleg dokumentiert den Kauf von Etagenbetten und Matratzen zum Gesamtpreis von 800,- US-Dollar. Sofern es sich nicht um Verbrauchsmaterialien handelt prüft unser Vereinsmitglied bei seinem Besuch auch das Vorhandensein der gekauften Güter (hier die Etagenbetten und Matratzen) sowie deren Zustand. Das im Zahlungsbeleg als Warenempfänger benannte Orphélinat „TIMOUN AN AYITI“ ist die haitianische Übersetzung für Waisenhaus „KINDER IN HAITI“.

 

Wenn’s ums Geld geht arbeiten wir sehr deutsch:

Jede Barausgabe dokumentieren unsere Mitarbeiterinnen per Beleg.

Diese Belege sowie sämtliche Kontobewegungen auf unserem Konto in Haiti (z. B. für Löhne, Hausmiete) kontrolliert die Verwaltungsleiterin (eine einheimische Mitarbeiterin der Deutschen Welthungerhilfe in Haiti).

Anlässlich des mindestens einmal jährlichen Besuches eines Vereinsmitgliedes in Haiti werden sämtliche Ausgaben und Kontobewegungen in Haiti ein zweites Mal vor Ort und anhand von Papierbelegen überprüft.

  • In Deutschland sind ausschließlich zwei Vorstandsmitglieder verfügungsberechtigt für das Vereinskonto. Unser Finanzvorstand ist auf Grund seiner beruflichen Tätigkeit mit den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung bestens vertraut. Eine umfassende Prüfung sämtlicher Ausgaben und Einnahmen unseres Vereins findet anlässlich der jährlichen Kassenprüfung statt.
  • Zuletzt kontrolliert das Finanzamt Oldenburg regelmäßig unseren Umgang mit den uns anvertrauten Geldern.

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